Wie kann ich mir einen Vereinfachungs-Prozess mit dir vorstellen?

Das Prinzip besteht grob gesagt darin, gemeinsam – eventuell in Schritten – alles einmal auseinander zu nehmen und in einer neuen Ordnung  zusammenzusetzen. Voraussetzung ist, dass du soweit bist, die Dinge in deiner Umgebung besser organisieren zu wollen. Das ist ein Prozess, der etwas Energie kostet. In diesem Fall ist es allerdings Arbeit, die sich auszahlt – denn das System muss nur einmal installiert werden.

Wie lange dauert so ein Vereinfachungs-Prozess?

Je nach Umfang ab zwei Stunden (quick & dirty) bis zu vierundzwanzig Stunden (ganzes Leben aufräumen). Ich kann relativ gut einschätzen, wie lange es dauert, bis das Ziel erreicht ist.

Worin besteht das System, das vereinfacht?

Das System besteht in drei Schritten und zehn Regeln.

Schritt 1 – VISION
Wie soll die Arbeitsumgebung idealerweise aussehen? Wie soll sie beschaffen sein und welche Funktionen soll sie erfüllen? Beipiel: Es soll klar sein, wo bestimmte Unterlagen/Materialien/Dateien zu finden sind und wo sie zurückgelegt werden können.

Schritt 2  – REALITY CHECK
Wie viele Ressourcen stehen zur Verfügung, um eine neue Arbeitsstruktur anzulegen? Wie viel Zeit, Geld, Raum ist dafür vorhanden? Wo brennt es am meisten? Bis wann soll welches Ziel erreicht werden? Beispiel: Es stehen Mittel für drei Beratungssessions zur Verfügung. Ein Büroarbeitsplatz und eine Werkstatt sollen neu strukturiert werden.

Schritt 3 – UMSETZUNG
Der zu optimierende Teil der Arbeitsumgebung wird daraufhin untersucht, was aktuell gebraucht wird und grob nach Gruppen unterteilt: Dauerhaftes, Durchgangsprozesse, Werkzeuge und Material. Veraltetes und Archivgut wird separiert. Was bleiben soll, wird inhaltlich (nach Zusammenhang oder Tätigkeiten) sortiert. Ein optimaler Platz wird dafür bestimmt.

Die neuen Gruppen werden – wie Module – in sich einheitlich formatiert und gestaltet: Was zusammengehört, sieht gleich aus. Neue Standards für Benennungen werden formuliert. Klarheit, Simplizität sowie ansprechendes Aussehen und/oder Haptik sind die Kriterien, nach denen die neuen Standards geschaffen werden.

Fünf von 10 Regeln:

• Dinge und Daten dort platzieren, wo wir sie vermuten
• Freiraum und freie Flächen sind wichtiger als Dinge
• Neues ist oben und vorne, Altes unten und hinten
• Was draufsteht ist drin und was drin ist steht drauf
• Was Dritte finden, finde ich auch selbst

Ausgehend von Frage, was von dem Vorhandenen tatsächlich gebraucht wird und wie die häufigsten Prozesse sind, entwicklen wir ein individuelles System, wie die Dinge idealerweise angeordnet werden. Vereinheitlichung und sinnvolle Positionierung spielen dabei eine große Rolle. Freie Flächen sind eine wichtige Voraussetzung für konzentriertes und entspanntes Arbeiten.

Die Arbeitsumgebung muss einladend sein – es geht um positive sinnliche Erlebnisse wie interessante Farben, Materialien, Haptik und Vergnügen bei der Anwendung von den Dingen. Bestmögliche Anordnungen und die Entwicklung einer durchgängigen Systematik helfen bei Routinearbeiten. Die Standardisierung von Benennungen und Abläufen ersparen das Nachdenken.

Kann ich das auch alleine machen?

Ja, kannst du. In Kürze findest du in meinen Blog Anleitungen für eine Do-It-Yourself Vereinfachung. Viel schneller und mit mehr Spaß geht es allerdings zu Zweit. Es sind in kurzer Zeit viele Entscheidungen zu treffen, dabei ist Unterstützung wichtig. Wenn du kein Geld ausgeben möchtest, dann frage eine*n Freund*in um Hilfe.