Dokumente ordnen

Einfache Ordnung für Dokumente

In den Stapeln und im Rechner, auf dem Server, in der Ablage und im Archiv ist meistens „alles da“, aber nur wo? Und wo können neue Dinge platziert werden? Was brauche ich überhaupt?

Probleme und Ursachen 1. Es ist kein Platz mehr in den Aufbewahrungsorten wie Schrank oder Schreibtisch. 2. Es ist nicht klar, was wohin gehört. 3. Es existieren mehrere Ordnungsstrukturen nebeneinander. Wer etwas sucht, muss nachdenken, welche Stuktur hier wohl angelegt worden ist – das kostet Zeit und dazu haben wir keine Lust. Also fällt das Finden und das Aufräumen schwer.

NACHHER: Die Dinge und Informationen sind nach klaren inhaltlichen Bereichen getrennt und gruppiert. Aktuelles liegt oben, Altes unten. Oft Benutztes ist in greifbarer Nähe, weniger Gebrauchtes weiter weg. Alles ist mit einem Griff zu finden. Tisch und Arbeitsplatz können schnell komplett aufgeräumt werden.

VORGEHEN

Räume das beste Regalfach aus und putze es.

Trenne Bücher und Büromaterial von allen Unterlagen.

Nimm das erste Papier in die Hand und identifiziere, zu welchen der folgenden 4 Haupt-Kategorien es gehört:

Dokumente (Bleibendes wie Verträge, Zeugnisse, Bescheide) // Projekte (Material und Ergebnisse) // Buchführung (Durchlaufposten wie Belege und Abrechungen) // Archiv (Informationen, die aufbewahrt werden sollen).

Lege einen richtig schönen schmalen Aktenordner an und gib ihm einen Namen (z.B. Dokumente, Haus, Steuer).

Bestimme die Unterkategorie, z.B. Zeugnisse. Beschrifte einen orangefarbenen Trennstreifen mit der Hand mit einem gut leserlichen Stift.

Platziere das erste Papier an den so geschaffenen Ort.

Sortiere nach der Gegenchronologie: Neues ist vorne, älteres hinten.

Wenn ein Ordner zu 2/3 gefüllt ist, nichts mehr hinzufügen.

1 Kommentar zu „Dokumente ordnen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.